Komunikasi Efektif Dalam Bisnis ataupun Sehari-hari
Komunikasi efektif adalah pertukaran informasi, ide, perasaan yang menghasilkan perubahan sikap sehingga terjalin sebuah hubungan baik antara pemberi pesan dan penerima pesan. Pengukuran efektivitas dari suatu proses komunikasi dapat dilihat dari tercapainya tujuan si pengirim pesan.
Komunikasi dikatakan efektif apabila komunikasi yang terjadi bersifat dua arah yaitu dimana makna yang distimulasikan sama atau serupa dengan yang dimaksudkan oleh komunikator atau pengirim pesan.
Komunikasi efektif menggabungkan serangkaian keterampilan termasuk komunikasi nonverbal, mendengarkan dengan penuh perhatian, kemampuan untuk mengelola stres pada saat komunikasi berlangsung, dan kapasitas untuk mengenali dan memahami emosi diri sendiri maupun orang yang kita ajak berkomunikasi.
Untuk itu, komunikasi efektif membutuhkan seorang komunikator yang mampu menyampaikan informasi secara natural dan komunikan yang menerima informasi secara aktif. Kedua hal tersebut terkesan dilakukan secara spontan tapi sesungguhnya didasari dengan metode komunikasi yang efektif.
Elemen-elemen yang membuat komunikasi efektif :
Pesan yang Jelas : Pesan yang ingin disampaikan pengirim harus sederhana, mudah dipahami dan disusun secara sistematis untuk mempertahankan kebermaknaannya.
Pesan yang Benar : Informasi yang dikomunikasikan tidak boleh samar atau salah dalam arti apa pun; itu harus bebas dari kesalahan dan kesalahan tata bahasa.
Pesan Lengkap : Komunikasi adalah dasar pengambilan keputusan. Jika informasinya tidak lengkap, dapat menyebabkan keputusan yang salah.
Pesan Tepat : Pesan yang dikirim harus pendek dan ringkas untuk memfasilitasi interpretasi langsung dan mengambil langkah yang diinginkan.
Keandalan : Pengirim harus yakin dari ujungnya bahwa apa pun yang dia sampaikan benar menurut pengetahuannya. Bahkan penerima harus memiliki kepercayaan pada pengirimnya dan dapat mengandalkan pesan yang dikirim.
Pertimbangan Penerima : Media komunikasi dan pengaturan fisik lainnya harus direncanakan, dengan memperhatikan sikap, bahasa, pengetahuan, tingkat pendidikan dan posisi penerima.
Sender’s Courtesy : Pesan yang disusun harus mencerminkan kesopanan, kerendahan hati dan rasa hormat pengirim terhadap penerima.
Berikut yang dapat dirangkum secara garis besar dari komunikasi efektif :
Dalam kehidupan sehari-hari hampir 85% kehidupan dipenuhi komunikasi efektif dikarenakan komunikasi membangun baik pertumbuhan perusahaan ataupun kesuksesan personal (diri pribadi masing-masing) karena apabila terjadinya miss-communication (menjalankan kewajiban yg lain tanpa pemberitahun ke yg lain)
Definisi
Komunikasi efektif ditandai dengan adanya pengertian, dapat menimbulkan kesenangan, mempengaruhi sikap, meningkatkan hubungan sosial yang baik, dan pada akhirnya menimbulkan suatu tindakan.
Tujuan Komunikasi
menyampaikan & memperoleh pesan
mencapai kesepakatan bersama
mencapai keputusan
menyelesaikan masalah
Komunikasi Lisan
Komunikasi berupa ucapan yang efektif jika berfungsi untuk didengarkan dan merupakan metode terpenting untuk menjalin komunikasi.
Contoh: percakapan, wawancara, rapat, diskusi, pengumuman, pidato
Komunikasi Tulis
Di instansi pemerintahan, komunikasi tulis ini sering dilakukan karena dapat disebarluaskan secara terkontrol dan dapat didokumentasikan.
Contoh: surat, memo, laporan, proposal, kontrak, pemberitahuan, peraturan, rencana kerja, atau catatan diskusi.
Komunikasi Gestur
Komunikasi non-verbal berupa bahasa tubuh yang terlihat mata. Komunikasi ini digunakan untuk mencerminkan sikap-sikap positif dan negatif.
Contoh: mimik, nada bicara, postur, atau pergerakan tubuh.
Komunikasi Visual
Penyampaian pesan melalui media penggambaran yang hanya terbaca oleh indera penglihatan.
Contoh: foto, lukisan, gambar, ilustrasi, grafis, kartun, video, logo, atau film.
Komunikasi Multimedia
Komunikasi kombinasi dari tipe komunikasi sebelumnya dengan menggunakan peran teknologi informasi karena kegunaannya yang interaktif.
Contoh: televisi, majalah, koran, brosur, poster, internet, video,
atau radio.
Berikut dapat kita lihat berbagai macam sikap saat terjadinya komunikasi :
Sikap Tubuh Negatif
Tatapan tidak langsung adalah sikap menghindar
Badan yang tidak tegap menunjukkan kurang percaya diri
Menggaruk-garuk menunjukkan keraguan
Melipat tangan menunjukkan sikap defensif
Postur badan yang menjauh menunjukkan penolakan
Sikap Netral
Posisi tangan dan kaki yang rileks
Kontak mata dengan lawan bicara menunjukkan minat
Sikap Positif
Tatapan langsung dan senyum lebar menunjukkan keramahan
Pergerakan tangan untuk menekankan pesan
Badan tegap ke depan adalah postur terbuka yang menunjukkan kepercayaan diri
Gestur Lawan Bicara
Lengan yang terlipat adalah tanda bahwa lawan bicara butuh diyakinkan.
Tangan di dagu dengan mimik wajah yang positif menunjukkan kesepahaman pemikiran.
Alis yang naik menunjukkan ketertarikan terhadap topik yang Anda bicarakan.
Alis yang mengerut dan mata terpejam menandakan konflik sehingga lawan bicara butuh diyakinkan.
Menjaga Gestur
Gunakan gerakan tangan untuk menunjukkan penekanan pesan.
Memiringkan kepala sedikit adalah tanda bahwa Anda sedang memperhatikan lawan bicara.
Hindari tatapan menghindar karena menunjukkan ketidakpastian.
Menatap mata lawan bicara menunjukkan bahwa Anda mempunyai wibawa dan memperhatikan lawan bicara.
Tipe Mendengarkan
EMPATI
Imajinasikan diri Anda di posisi orang lain untuk mencoba mengerti apa yang mereka pikirkan. Perhatikan apa yang dibicarakan, sedikit bicara dan mengangguk.
ANALISIS
Mendengarkan dengan bertanya analitis untuk menemukan alasan dibalik pernyataan yang dikemukakan, terlebih jika Anda berusaha memahami sesuatu.
SINTESIS
Jika Anda ingin menggapai pencapaian tertentu, buatlah pernyataan yang memancing ke arah yang Anda maksud.
NLP (Neuro-Linguistic Programming)
Neuro-Linguistic Programming (NLP) adalah suatu teknik dimana cara seseorang berbicara menunjukkan cara mereka berpikir. Cara berpikir seseorang bisa dikategorikan berdasarkan pilihan frase visual dan auditori.
Choleric
Banyak tantangan
Kritikan to the point
Diberitahu apa yang Anda mau
Dihargai
Mempelajari hal baru
Perasaan kompeten
Phlegmatic
Butuh data detail sebelum memutuskan
Sabar mempelajari kebutuhan partner
Diplomatis saat menyampaikan maksud
Sensitif terhadap kebutuhan partner
Melancholic
Mudah diterima dan dipercaya
Sulit membuat keputusan
Tidak Konfrontatif
Menyerah jika ditekan
Sanguine
Mengemukakan idenya dengan baik
Mau berkompromi
Kurang terorganisir
Kurang fokus pada tujuan negosiasi
Ingin disukai pihak lawan
Beberapa manfaat yang didapat apabila suatu organisasi atau perusahaan bisa menerapkan komunikasi efektif.
- Meningkatkan kepuasan kerja
Komunikasi efektif yang terus didukung pelaksanaannya di tempat kerja dapat membantu dalam membangun loyalitas dan kepercayaan yang pada akhirnya berkontribusi pada kepuasan kerja yang lebih besar. Survei juga menunjukkan bahwa organisasi yang mendorong komunikasi yang terbuka antara atasan dan bawahan dapat menekan siklus pergantian karyawan. - Meningkatkan produktivitas kerja
Ketika pekerja dalam suatu organisasi mampu menerapkan komunikasi efektif maka potensi konflik akan berkurang. Komunikasi efektif di tempat kerja juga dapat membantu memperjelas informasi. Hal tersebut sangat mempengaruhi kinerja seseorang di tempat kerja. - Kemajuan profesional
Komunikasi efektif mendorong agar konflik yang terjadi selama proses komunikasi diselesaikan secara terbuka dan sesegera mungkin. Upaya positif ini mengarahkan pada pertumbuhan individu untuk menjadi pribadi yang profesional.
Prinsip-Prinsip dalam Komunikasi Efektif
Dalam mewujudkan komunikasi yang efektif, baik komunikator maupun komunikan harus mengingat dan mengaplikasikan beberapa prinsip. Berikut adalah prinsip-prinsip dari Mangal dalam buku Essentials of Educational Technology yang sangat berperan penting dalam menentukan keberhasilan komunikasi efektif.
Prinsip kesiapan dan motivasi. Prinsip ini menuntut komunikator dan penerima harus siap dan tetap termotivasi selama proses komunikasi berlangsung sehingga komunikasi efektif bisa terlaksana. Kurangnya minat, semangat dan antusiasme dari salah satu dari pihak yang terlibat dalam komunikasi dapat mempengaruhi proses dan produk komunikasi.
Prinsip memiliki keterampilan komunikasi yang kompeten. Prinsip ini menekankan bahwa baik komunikator dan penerima harus cukup kompeten dan efisien dalam hal berkomunikasi baik memberi maupun menerima informasi atau pesan yang diinginkan. Memiliki keterampilan komunikasi yang diperlukan sangat penting, sehingga proses komunikasi, dalam hal transmisi dan penerimaan, dapat dilakukan oleh kedua belah pihak secara efektif.
Prinsip berbagi dan interaksi. Pada prinsipnya komunikasi tidak hanya sekadar memberi dan menerima informasi. Komunikasi adalah proses dua arah sehingga keberhasilan komunikasi efektif terletak pada kemungkinan sebanyak mungkin pertukaran ide dan menjaga interaksi timbal balik antara pemberi dan penerima informasi.
Prinsip kesesuaian isi komunikasi. Komunikasi efektif sangat dipengaruhi oleh isi pesan. Isi dari apa yang akan dikomunikasikan harus mudah dipahami dan sesuai dengan pihak komunikator maupun penerima.
Prinsip media dan saluran yang tepat. Efektivitas proses komunikasi akan tergantung pada jenis media atau saluran komunikasi yang digunakan. Oleh sebab itu, baik komunikator maupun komunikan harus menyepakati media dan saluran yang akan digunakan selama proses komunikasi efektif dengan menimbang isi pesan yang akan disampaikan.
Prinsip umpan balik yang tepat. Komunikasi efektif bisa dikatakan sukses apabila selama proses komunikasi komunikator menerima umpan balik yang diinginkan dari penerima dan sebaliknya.
Prinsip fasilitator dan hambatan komunikasi. Mewujudkan komunikasi efektif bukanlah perkara mudah. Kesalahpahaman antara komunikator dan komunikan selama proses komunikasi seringkali terjadi. Ada banyak variabel yang mengintervensi antara sumber dan penerima informasi selama proses komunikasi. Pengaruh variabel-variabel tersebut, terhadap pengirim dan penerima pesan baik positif maupun negatif, menjadi faktor penentu berhasil tidaknya komunikasi efektif.
Faktor-Faktor Penghambat Komunikasi Efektif
Ada beberapa faktor yang menjadi hambatan dalam komunikasi efektif. Permasalahan utama dalam komunikasi efektif terletak pada kemampuan komunikator maupun komunikan saat menyampaikan dan menyerap pesan. Dalam jurnal Importance of Effective Communication Strategies to Improve Workplace Communication, Shruti Shrivastava dan Vineeta Prasad memaparkan beberapa faktor penghambat komunikasi efektif.
Penggunaan kata/frasa abstrak. Salah satu faktor utama yang berkontribusi terhadap kurangnya komunikasi efektif adalah penggunaan kata-kata abstrak. Abstraksi dalam ekspresi menciptakan kebingungan dan ambiguitas dalam percakapan.
Kurangnya penggunaan kata-kata spesifik. Faktor ini juga merupakan hambatan penting dalam komunikasi secara efektif dan mengarah pada kebingungan dalam berbicara.
Kurangnya menggunakan nada yang tepat saat menyampaikan pesan. Satu kata dapat diucapkan dalam berbagai nada yang menimbulkan arti beragam. Nada yang tidak sesuai dengan konteks percakapan yang kita maksud dapat menimbulkan kesalahpahaman dan menjadikan komunikasi tidak efektif.
Penggunaan kosakata yang berulang saat berbicara. Faktor ini merupakan masalah umum sebagian besar pembicara yang bisa mengganggu komunikasi efektif. Pada kasus ini, komunikator tidak menggunakan semua kata dari bank kosakata mereka sendiri dalam komunikasi sehingga menyebabkan kualitas informasi yang dihasilkan buruk.
Pelafalan yang lemah juga merupakan faktor besar yang mempengaruhi kelancaran berbicara. Pengaruh aksen lokal, gaya bicara daerah, dan kekakuan lidah dapat menjadi beberapa faktor yang menghambat komunikasi efektif.
Ketidakmampuan untuk mengklarifikasi informasi. Selama pertemuan dan diskusi, penting untuk memahami informasi lengkap yang sedang dibahas. Kita perlu menggali lagi atau menelisik untuk memastikan informasi yang kita terima dari pembicara tidak terdistorsi. Teknik mengklarifikasi ini adalah salah satu kunci keberhasilan komunikasi efektif yang bisa membantu komunikan memahami pesan dengan tepat.
Ketidakmampuan parafrase. Parafrase adalah strategi yang sangat penting yang digunakan dalam diskusi untuk mencapai komunikasi efektif. Ini adalah kemampuan menyampaikan kembali informasi yang kita terima dari pembicara selama interaksi dengan jelas. Ketidakmampuan untuk memparafrasekan pesan dan mengkonfirmasi dengan pembicara adalah salah satu masalah utama dalam komunikasi efektif. Semoga bermanfaat ^_^